Smluvní podmínky
Podmínky pro přihlašování a účast na vzdělávacích programech
- Přihlašování na vzdělávací programy
1.1. Podmínkou účasti na vzdělávacím programu je včasné odeslání řádně vyplněné závazné přihlášky
1.2. Na vzdělávací programy je možné se přihlašovat průběžně kdykoliv po zveřejnění vzdělávacího programu na webu organizace, a to vždy elektronicky. Na internetové adrese www.kkivi.cz si zájemce vybere z nabídky programů na příslušné pololetí příslušný vzdělávací program a vyplní přihlašovací formulář
1.3. Hromadná přihláška se vyplňuje vždy elektronicky a zasílá se organizaci prostřednictvím elektronického formuláře nebo datovou schránkou do datové schránky smtpech.
1.4. Přihlašující se zájemce o účast na vzdělávacím programu, resp. vysílající organizace, která přihlašování konkrétní osoby provádí, odpovídá za správnost a pravdivost údajů uvedených v přihlášce, včetně souhlasu organizace (zaměstnavatele) s jeho účastí na programu a úhradou účastnického poplatku ve stanovené výši (pokud se zájemce na program nepřihlašuje jako samoplátce). Neuvedením správných údajů na přihlášce se přihlašující vystavuje nebezpečí neplatnosti osvědčení, neboť jsou tyto údaje přímo promítnuty do údajů na něm, nebezpečí vystavení faktury s chybnými údaji a v případě uvedení chybných či nedostatečných kontaktních údajů zejména nebezpečí nedoručení důležitých informací (např. při změně termínu atd.). Pořadatel neodpovídá za případné vzniklé ztráty (např. zbytečným příjezdem přihlášeného na zrušený vzdělávací program), které byly způsobeny nedodržením tohoto ustanovení.
1.5. Potvrzení o přihlášení obdrží přihlašovaný na e-mail, který uvedl v přihlášce.
1.6 Zařazování do jednotlivý ch vzdělávacích programů je prováděno dle pořadí došlých přihlášek.
1.7. Uzávěrka přihlášek je 7 kalendářních dnů před datem konání, pokud není v informacích k programu výslovně uvedeno jinak.
- Správa osobních údajů
2.1. Závazná přihláška obsahuje i osobní údaje, které jsou nezbytné pro přípravu potřebné dokumentace ke vzdělávacímu programu či komunikaci s přihlášeným. Zpracování těchto údajů je v souladu s obecným nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. 4. 2016, o ochraně fyzický ch osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále GDPR) a je zákonné. V případě nesouhlasu se zpracováním některého z osobních údajů (přehled uveden níže) je nutné tento nesouhlas vyjádřit písemně na adresu garanta vzdělávacího programu formu písemného vyjádření na prezenční listině.
2.2. Přijímáním přihlášek na vzdělávací programy se pořadatel stává správcem osobních údajů všech osob přihlášených na vzdělávací programy a je povinen postupovat v souladu s GDPR. Zpracování těchto údajů je upraveno samostatným vnitřním předpisem tak, aby byla zajištěna ochrana před jejich zneužitím. Tento vnitřní předpis je případným zájemcům k dispozici na pracovišti Hradec Králové.
2.3. Osobní údaje každého přihlášeného jsou zaneseny do vnitřního informačního systému, z něho jsou generovány příslušné dokumenty k programu a v něm jsou uchovávány podle Spisového a skartačního řádu organizace.
2.4. Osobní údaje jsou zpracovávány v souladu s plněním hlavní činnosti organizace, v nezbytném rozsahu a za účelem:
- registrace do vnitřního informačního systému, jehož prostřednictvím se zájemci opakovaně přihlašují na vzdělávací programy;
- zařazení zájemců na konkrétní vzdělávací programy a organizační přípravy vzdělávacího programu;
- vystavení Osvědčení o absolvování vzdělávacího programu;
- přípravy nezbytné dokumentace ke vzdělávacím programům (prezenční listina, přehled vydaných osvědčení, daňový doklad, fotodokumentace. . . );
- možnosti kontaktování přihlášeného v případě potřeby;
- nutnosti dlouhodobé archivace a evidence – např. u kvalifikačních studií a dalších vzdělávacích
programů, jejichž absolvování opravňuje k provádění konkrétní činnosti, u vzdělávacích programů
realizovaných v rámci projektů finančně podpořený ch EU atd.;
- poskytnutí údajů požadovaných státními orgány či orgány územní samosprávy v případech čerpání finančních prostředků z jejich rozpočtů či plnění povinností vyplývajících z právních předpisů;
- prezentace a propagace.
2.5. Pořadatel zpracovává o přihlášených následující osobní údaje:
- identifikační údaje – titul, jméno, příjmení, datum narození, název vysílající organizace;
- kontaktní údaje – adresa vysílající organizace, telefonické spojení, e-mailová adresa;
- další údaje – pracovní pozice, aprobace;
- fotografie a videozáznamy z průběhu vzdělávacích programů.
- Účastnické poplatky a způsob úhrady
3.1. U každého vzdělávacího programu je uveden účastnický poplatek pro 1 osobu a jeho úhrada je podmínkou pro účast. u programů na objednávku a pro celé týmy je cena uvedena sumárně včetně DPH za celý program.
3.2. Poplatek přihlašovaný platí formou zaslané faktury, která je zaslána na e-mailovou adresu přihlašovaného a fakturační adresa odpovídá údajům uvedeným v přihlášce.
3.3. Slevy účastnických poplatků nejsou poskytovány. Případná zvýhodněná cena může být výjimečně stanovena pouze u některých cyklických vzdělávacích programů. Tato skutečnost je uvedena v informacích k příslušnému programu.
3.6. Ceny za realizaci programů na objednávku jsou kalkulovány individuálně dle vnitřně stanovených podmínek a mají charakter smluvní ceny. Celková cena je dohodnut za celý program včetně DPH, pokud není individuálně dohodnuto jinak.
- Stornovací podmínky
4.1. Všechny podané přihlášky jsou závazné a přihlašující se, resp. vysílající organizace vstupuje do smluvního vztahu s pořadatelem.
4.2. Přihlášku na vzdělávací program lze zrušit pouze písemně nebo e-mailem adresovaném výhradně jen garantovi programu do data uzávěrky příjmu přihlášek, tj. 7 kalendářních dnů před datem konání, pokud není v informacích k programu výslovně uvedeno jinak. V tomto případě má přihlášený nárok na vrácení již uhrazeného účastnického poplatku. Tento úkon bude proveden na základě podání písemné žádosti o vrácení účastnického poplatku, formulář je k dispozici na internetových stránkách organizace.
4.3. Při zrušení přihlášky po termínu uzávěrky příjmu přihlášek či neúčasti přihlášeného na vzdělávacím programu je pořadatel oprávněn požadovat po přihlášeném, resp. vysílající organizaci úhradu účastnického poplatku v plné výši!!! Totéž platí pro programy na objednávku.
4.4. Za přihlášeného lze v případě nutnosti vyslat náhradníka.
4.5. Při výjimečném přijetí přihlášky po uzávěrce příjmu přihlášek podléhá případná neúčast na vzdělávacím programu úhradě účastnického poplatku vždy.
4.6. Pro vzdělávací zájezdy, exkurze, kurzy a další náročnější typy vzdělávacích programů mohou být podmínky upraveny odlišně a platí v té podobě, jak je výslovně uvedeno v informacích k danému vzdělávacímu programu. Pokud není uvedeno jinak, platí i pro tyto typy programů obecné podmínky.
4.7. O zrušení přihlášky či dalších případných změnách v přihlašování je přihlášený, resp. vysílající organizace povinna jednat výhradně s garantem příslušného vzdělávacího programu. V opačném případě není možné zaručit přenos příslušné informace a na případně vzniklé škody nebude pořadatel brát zřetel a bude postupovat dle obecně stanovených podmínek, včetně naúčtování účastnického poplatku dle stornovacích podmínek.
4.8. Pořadatel je oprávněn plánovaný vzdělávací program zrušit v případě, že mu jeho realizaci okolnosti (např. nízký počet přihlášených, onemocnění lektora) nedovolují. O této skutečnosti informuje garant příslušného vzdělávacího programu všechny přihlášené v takovém časovém předstihu, který mu okolnosti dovolí, e-mailem nebo formou sms zprávy na číslo mobilu uvedené v přihlášce. Zároveň je tato skutečnost uvedena u příslušného vzdělávacího programu na webu pořadatele.
4.9. Každý přihlášený je povinen si před odjezdem na vzdělávací program ověřit, zda příslušný program nebyl zrušen, pořadatel nepřebírá odpovědnost za případné škody vzniklé nesplněním této povinnosti.
4.10. V případě změny termínu konání vzdělávacího programu v rámci daného pololetí školního roku zůstávají podané přihlášky v platnosti.
4.11. V případě posunu termínu konání vzdělávacího programu do pololetí jiného, je nutné se na program přihlásit znovu, neboť na původní přihlášky nebude brán zřetel.
- Průběh vzdělávacích programů
5.1. Prezence účastníků je obvykle zahájena 30 min. před zahájením a ukončena nejdéle 15 min. po zahájení vzdělávacího programu.
5.2. Průběh vzdělávacího programu, včetně přestávek mezi jednotlivými výukovými bloky, je řízen příslušným lektorem. U vzdělávacích programů do 6 hodin je počítáno pouze s kratšími přestávkami. U déle trvajících vzdělávacích programů je vždy zařazena přestávka na oběd.
5.3 Osvědčení či potvrzení o absolvování vzdělávacího programu je účastníkům obvykle předáváno garantem programu v závěru.
5.4. V průběhu vzdělávacího programu je v některých případech pořizována fotodokumentace sloužící k prezentačním, propagačním a dokumentačním účelům.
5.5. V průběhu vzdělávacích programů je účastníkům poskytováno drobné občerstvení (káva, čaj).
5.6. Ve výukových prostorách jsou účastníci povinni se řídit místním provozním řádem, který je vyvěšen v každé učebně.
5.7. Online programy a webináře se uskutečňují na platformě určené organizací. Účastníci obdrží odkaz až po uhrazení poplatku, obvykle v den konání vzdělávacího programu. Při nefunkčním spojení a technických obtížích se online program uskuteční v náhradním termínu. Při prokazatelných individuálních technických obtížích na straně účastníka nevzniká nárok na vrácení poplatku.
5.8. Videozáznam z online programu se účastníkům poskytuje pouze v případě, že je toto výslovně uvedeno v přihlášce. Účastníkům je zakázáno pořizovat záznam nebo si program nahrávat.
5.9 Osvědčení o absolvování webináře se účastníkům posílá nejpozději do sedmi dnů e-mailem nebo do datové schránky přihlašující organizace.
- Certifikace účasti na vzdělávacích programech
6.1. Účastníci vzdělávacích programů obdrží při účasti v plném rozsahu „Osvědčení o absolvování vzdělávacího programu“ s uvedením jména účastníka, datu a hodně kování a rozsahu vzdělávání v hodinách. V případě, že se účastník rozhodne odejít z programu před jeho ukončením, je mu vystaveno „Osvědčení o absolvování vzdělávacího programu“ s uvedením reálné doby účasti na programu.
6.2. Účastníci jsou povinni si při převzetí osvědčení na místě překontrolovat správnost údajů a v případě nalezení chybných údajů požádat garanta vzdělávacího programu o vystavení nového osvědčení. Případná pozdější výměna osvědčení již bude prováděna na náklady účastníka.
Podmínky v tomto znění nabývají účinností od 1. ledna 2024.
V Hradci Králové 1. ledna 2024
Ing. Jaroslav Jirásko, MBA – ředitel organizace